Project omschrijving

Over Bart’s Bottles

Bart’s Bottles is een leverancier van drankspecialiteiten. Ze bieden hun klanten een groot assortiment aan niche producten aan op het gebied van sterke dranken en mixers. Daarnaast zijn ze zelf importeur van ruim 40 verschillende merken, waarbij kwaliteit en authenticiteit de belangrijkste criteria zijn. Als leverancier streeft Bart’s Bottles naast een snelle en correcte levering van hoge kwaliteit producten, een excellente service na. Denk hierbij aan advies, training en events op locatie. Ze proberen elke dag drie stappen harder te lopen dan de concurrenten en te excelleren in kennis en service. Bart’s Bottles prefereert altijd een lange-termijn-samenwerking boven snelle verkoop.

Uitdaging

Boy Kitsz, Office manager, vertelt: “in het voorjaar van 2016 zijn we bij Bart’s Bottles met Exact Online gaan werken. In eerste instantie maakten wij daarbij gebruik van de Handel oplossing, maar daarin was het complex om een goede accijnsadministratie bij te houden. Voor de handelsactiviteiten en accijnsadministratie zijn wij twee jaar geleden overgestapt naar het pakket “M Drank”. Dat pakket is gekoppeld aan Exact Online waarin de financiële administratie verder wordt gevoerd.”

“De overstap naar M Drank zorgde ervoor dat alle in- en verkoopgegevens niet meer uit Exact Online gehaald konden worden. Omdat de rapportagemogelijkheden ook in M Drank beperkt waren, liepen we belangrijke informatie mis waardoor we niet goed in staat waren om onze in- en verkoopstrategie te bepalen. We maakten wel handmatig een export vanuit Exact Online, maar dat koste veel tijd en bovendien waren de gegevens nooit up-to-date.”

De keuze voor Dataspark

“Een van de medewerkers van Dataspark is betrokken geweest bij de implementatie van Exact Online. We hadden af en toe nog contact en toen we vertelden dat we op zoek waren naar een goede rapportage oplossing, vertelde hij over Dataspark.”

“Na het zien van een online demo zagen we direct de meerwaarde in, maar er was wel een uitdaging; al onze in- en verkoopinformatie zit in M Drank en niet in Exact Online. Ze hebben toen een uurtje in onze M Drank database gekeken en gaven al snel aan dat ze het rapport dat wij maandelijks met de hand maakten volledig konden automatiseren. Daarnaast konden ze veel meer gegevens combineren waardoor we meer inzicht zouden krijgen.”

De oplossing

In Qlik Sense is een app gemaakt waarin allerlei verschillende dashboards/rapporten zijn opgenomen. Wij zijn gestart met het overzicht wat eerst handmatig werd gemaakt waarin per klant, account manager, artikel en periode de omzet, marge, marge % en verschil ten opzichte van de vorige periode worden getoond. Doordat de afwijkingen met verschillende kleuren worden gearceerd, wordt snel inzichtelijk waar actie ondernomen kan of moet worden.

Na het eerste rapport, zijn inmiddels een tiental andere overzichten toegevoegd die meer inzicht geven in de omzet en marge per klant en artikel, de verkochte aantallen op basis van de leveranciers, prijslijsten, en meer.

“Het prettige aan Qlik is dat alles aan elkaar is gekoppeld en je overal op kunt inzoomen. Zo zie je snel waar onze producten worden verkocht, welke producten de meeste en minste marge opleveren en of er een groei of krimp is. Daarnaast hebben we nu de mogelijkheid om onze klanten of toeleveranciers met één klik een gedetailleerd overzicht te sturen van de afname van een of meer producten in bepaalde periode of een prijslijst op maat. Dat zijn taken die voorheen veel tijd kostten omdat alles handmatig moest worden samengesteld. En omdat de gegevens iedere twee uur vanuit M Drank worden bijgewerkt, werken we altijd met actuele gegevens”, aldus Boy.

Over de samenwerking

Boy: “De samenwerking is prettig en snel. Wij vragen naar een bepaalde mogelijkheid of toepassing, hier wordt keurig op doorgevraagd om er precies achter te komen welke informatie wij eigenlijk echt willen hebben. Er wordt een overzichtelijke offerte gestuurd en na akkoord is de oplevering meestal een dag later het geval. Zonder te overdrijven. Ik zie op dit moment geen verbeterpunten.”

En wat wij van Bart’s Bottles vinden? Het was een uitdaging om dashboards te ontwikkelen op basis van een database-structuur die we niet kenden. Gelukkig konden we er door onze ervaring al snel onze weg in vinden, maar we danken Bart’s Bottles nog steeds voor het vertrouwen dat zij vanaf het begin in ons hebben gehad.

Door dat vertrouwen kregen wij niet alleen de mogelijkheid om te laten zien waartoe wij in staat zijn, maar vooral welke waardevolle informatie in M Drank staat en wat zij daar mee kunnen doen. Dat we vervolgens zien dat ze de app ook dagelijks gebruiken en regelmatig om een uitbreiding vragen, is vooral een groot compliment voor hen en geeft aan dat ze continu willen leren en verbeteren.